Fünf smarte Tipps, damit Krisenkommunikation nicht teuer wird.

Krisenkommunikation muss nicht teuer sein. Doch sie wird es, wenn eine angemessene Vorbereitung fehlt. Wer strategisch vorausdenkt, spart in der Krise und im Krisenmanagement Ressourcen und schützt gleichzeitig die Reputation. Fünf Tipps aus unserer Praxis, die mit wenig Aufwand viel bewirken können.

1. Krisenvorbereitung mit Köpfchen statt dicken Ordnern

Vergessen Sie dicke Krisenhandbücher, die im Ernstfall niemand liest und die nötige Flexibilität blockieren. Effektive Krisenvorbereitung ist smart konzipiert: einfach, klar und praxistauglich. Die kompakte Vorbereitung beschränkt sich auf das Wesentliche: Zielgruppen und deren Erreichbarkeit, Grundhaltung, Strategie, Massnahmen und Verantwortlichkeiten. Schnelle, kurze Entscheidungs- und Umsetzungswege sind definiert. Dazu genügt für die meisten Organisationen ein kompaktes Konzept. In der Krisenbewältigung hilft ein kompaktes Konzept, mit dem die Beteiligten gut vertraut sind, deutlich mehr als ein dicker Ordner in der Schublade oder im Cloudordner. Weshalb? Keine, wirklich keine Krise verläuft gleich – erst recht nicht, wenn sie in einem Handbuch «vorbereitet» wurde.

2. Beobachten, wie andere agieren – lernen und verinnerlichen

Es klingt fast zu simpel: Doch das effektivste – erst noch kostenlose – Mittel, sich wirksam vorzubereiten: Beobachten, wie andere in Krisensituationen handeln und kommunizieren. Zum Beispiel in Medienberichten. Wie würden Sie und Ihre Organisation mit der Situation umgehen, handeln und kommunizieren? Die Auseinandersetzung mit dieser Frage ist so effektiv wie lehrreich: Sie sensibilisiert und offenbart möglichen Handlungsbedarf. Mit der Analyse – auch von Fehlern anderer – lässt sich das mögliche Vorgehen faktisch und inhaltlich verinnerlichen, falls man selbst in eine ähnliche Situation geraten sollte. Das hilft im Krisenfall fürs rasche, adäquate Vorgehen.

3. Kontakte knüpfen und Support bei Bedarf sicherstellen

Freilich, im Alltag lohnt es sich kaum, interne Ressourcen für Extremfälle bereitzuhalten. Es kann indes hilfreich sein, bereits in ruhigen Zeiten den Kontakt zu erfahrenen Krisenexperten sicherzustellen. Oder mindestens Kontaktadressen zu speichern. Wer im Ernstfall zuerst Telefonnummern und Unterstützung suchen muss, verliert wertvolle Zeit. Denn die erste Phase entscheidet über Erfolg und Misserfolg der Krisenbewältigung und Kollateralschäden. Wer auf Nummer sicher gehen will: Es besteht die Möglichkeit, sich den Support zum Beispiel mit einer Hotline Krisenkommunikation jederzeit zu gewährleisten. So können auch kleinere Organisationen, KMU, Gemeinden oder Schulen auf garantierte sofortige Unterstützung zählen.

4. Versicherungsschutz und Deckungen prüfen

Was viele nicht wissen: «Schadenskosten» für die Krisenbewältigung und Krisenkommunikation können in Betriebs- oder Rechtsschutzversicherungen oftmals mitversichert werden. Besonders bei Cyber-Versicherungen ist Krisenkommunikation häufig Teil des Leistungspakets. Es lohnt sich jedoch, die bestehenden Policen sowie den Deckungsumfang genau zu prüfen – und bei Neuabschlüssen gezielt darauf zu achten. Aus Erfahrung wissen wir, dass sich dadurch Diskussionen im Eintretensfall vermeiden lassen. Klären Sie also im Detail ab, welche Leistungen tatsächlich gedeckt sind, welche Anbieter zugelassen sind und welche Bedingungen gelten. So vermeiden Sie böse Überraschungen und Selbstbehalte im Ernstfall.

5. Zielgruppen und Kommunikationskanäle klug priorisieren

Wird eine Krise publik, droht rasch grosser Druck durch die Medien. Deshalb wird oft reflexartig (zu) viel Aufwand in die Medienarbeit investiert. Klar, Medienarbeit ist wichtig. Doch es besteht die Gefahr, die wesentlichen Anspruchsgruppen aus den Augen zu verlieren. Die klare Priorisierung – am richtigen Ort und im richtigen Tonfall – spart Ressourcen und verhindert Kollateralschäden, gerade auch in den Medien. Im besten Fall lassen sich sogar öffentliche Eskalationen vermeiden (Krisenprävention). Fragen Sie sich: Wen müssen wir zuerst erreichen? Und wie, über welchen Kanal, gelingt das am effizientesten? Nicht jede Zielgruppe braucht eine Medienmitteilung. Oft sind ein persönliches Gespräch, eine gezielte E-Mail oder taktisch geschickt platzierte Beiträge auf der Website oder via Social Media zielführender. 

Fazit

Die teuerste Krise ist die, auf die man nicht klug und pragmatisch vorbereitet ist. Wer hingegen vorsorglich die richtigen Weichen stellt – vom kompakten Konzept, praktischen Lehren aus öffentlichen Fällen bis zum Versicherungsschutz – spart im Ernstfall nicht nur Geld, sondern schützt vor allem das Wertvollste: die eigene Glaubwürdigkeit und Reputation, wenn es darauf ankommt.